Eesti riigiasutuste avalikud veebilehed (soovitused)

1. Sissejuhatus
1.1. Veebilehe pidamise soovitus

Riigikogu Kantselei, Vabariigi Presidendi Kantselei, Õiguskantsleri Kantselei, Riigikontroll, kohtud, Kaitsejõudude Peastaap, valitsusasutused ja avalik-õiguslikud juriidilised isikud peavad teabe avalikustamiseks veebilehte.

Linna- ja vallavalitsus korraldavad veebilehe pidamise vastava linna või valla organite ja asutuste tegevuse kajastamiseks ja nende valduses oleva teabe avalikustamiseks. Linna- ja vallavalitsused võivad lepingu alusel korraldada ühise veebilehe pidamist.

Riigi kui terviku tegutsemise huvides registreerivad ülalmainitud institutsioonid asutuse kontaktandmed ja Internetiteenused, töötajate kontaktandmed ja eelnõude tekstid keskses Riigivõrgukeskuses http://www.riik.ee/ab/

1.2. Teabe avalikkustamine
Veebilehtedel info liikide avaldamise kohustus reglementeeritakse õigusaktidega. Järgnevas on loetletud olulisemad dokumendiliigid, mida peaks riiklik institutsioon avaldama.

Riiklik institutsioon avalikustab veebilehel tema ülesannetega seotud ning tema valduses olemasoleva teabe ja dokumendid:

* riigi ja kohaliku omavalitsuse majandusstatistika ja majandusprognoosid;
* kuritegevuse ja haldusõiguserikkumiste statistika;
* riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning nende struktuuriüksuste põhimäärused;
* riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele esitatavate avalduste ja muude dokumentide vormid;
* riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnike ametijuhendid;
* riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste koosseisud ja neis asutustes ettenähtud ametikohti täitvate ametnike ees- ja perekonnanimed ja telefoninumbrid ning nende hariduse;
* andmed ohu kohta inimeste elule, tervisele ja varale;
* riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste töötulemuste ja ülesannete täitmise aruanded;
* riigiasutuste ja kohalike omavalitsusüksuste ning kohaliku omavalitsuses asutuste eelarvete eelnõud ning eelarved ja nende täitmise aruanded;
* andmed riigieelarve tulude laekumise kohta;
* andmed keskkonnakahjustuste ja ohtlike keskkonnamõjude kohta;
* riikliku või teenistusliku järelevalve ettekirjutused või otsused nende jõustumisest;
o ministeeriumides valminud seaduste ja Vabariigi Valitsuse määruste eelnõud koos seletuskirjadega nende kooskõlastamiseks saatmisel ja Vabariigi Valitsusele esitamisel;
o ministri ja kohaliku omavalitsuse organite määruste eelnõud koos seletuskirjadega enne nende vastuvõtmiseks esitamist;
* kontseptsioonide, arengukavade, programmide ja muude üldist tähtsust omavate projektide eelnõud pädevatele organitele heakskiitmiseks esitamisel, samuti vastavad heakskiidetud või vastuvõetud dokumendid;
* riigi ja kohaliku omavalitsuse asutuste täitmata ametikohtade kohta;
* riigi ja kohaliku omavalitsuse poolt läbiviidavate ja läbiviidud riigihangete kohta;
* andmed selle vara ja eelarveraha kasutamise kohta, mille on riik või kohalik omavalitsus andnud üle riigi või kohaliku omavalitsuse asutatud või nende osalusega eraõiguslikele juriidilistele isikutele;
* avalike ürituste läbiviimise kavad;
* muudatused riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste töös ja ülesannetes, mis on seotud isikute teenindamisega, vähemalt kümme päeva enne muudatuste rakendamist.
* andmed riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste juhtide vastuvõtuaegade kohta;.
* riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnike palgad ja lisatasud;
* andmed monopoolses seisundis olevate äriühingute hinnakujunduse kohta, andmed üldkasutatavate teenuste osutamise kohta, samuti muudatuste kohta teenuste osutamise tingimustes ja hindades, enne selliste muudatuste rakendamist;
* jõustunud kohtuotsused;
* riigi põhiregistrite ja riiklike registrite andmed seadusega sätestatud ulatuses;
* muu teave, mille avalikustamise kohustus on sätestatud välislepingus, seaduses või selle alusel vastuvõetud õigusaktis või mida teabevaldaja peab vajalikuks avalikustada.
* Teabe avalikustamise korral peab olema märgitud kes, millal ja millise toiminguga (kehtestamine, kinnitamine, registreerimine või muu ametlik toiming) on avalikustatava teabe dokumenteerinud ning kellelt saab avalikustatud teabe kohta selgitusi.


1.3. Juhendi eesmärk

Varasemate infokanalitega võrreldes on Internet väga võimas ja samas odav infokanal. Interneti kasutamine valitsusasutuste, ettevõtete ja eraisikute poolt on viimase paari aasta jooksul kiiresti kasvanud nii maailma kui Eesti ulatuses, ning paljude riigiasutuste igapäevasele tööle on see juba oma mõju avaldanud.

Oluline osa asutuse Internetikasutusel on veebilehtedel, mis võimaldavad asutusel pakkuda avalikkusele mitmesugust informatsiooni ja on siduvaks raamistuseks muudele võimalikele võrguteenustele, nagu e-post, otsingumootoriga dokumendiarhiivid jne.

Riikliku institutsiooni veebilehed on asutuse infosüsteemi osa. Siinne avalike veebilehtede koostamise juhend on soovituslik ning ta on suunatud esmajoones neile isikutele, kellele asutuse juhtkond on pannud vastutuse asutuse WWW-süsteemi eest.

Juhendi peamised eesmärgid on:

* Kasutajate jaoks: soovitusliku standardi kehtestamine riigiasutuste võrgulehekülgedele, mille järgimine aitab muuta riigiasutuste võrgusüsteemi üheks tervikuks ja tagab kasutajatele terves süsteemis lihtsama navigeerimise.

* Ehitajate jaoks: riigiasutuste abistamine avalike võrguteenuste ehitamisel, andes ette valiku standardlahendusi ja kriteeriume ning mehhanisme, mida järgida.

Juhised on koostatud suurema projekti "Eesti riigiasutuste ühine ligipääsupunkt Internetis" raames, Riigikantselei riigi infosüsteemide osakonna juurde moodustatud töögrupi poolt.
2. Üldprintsiibid ja -nõuded
Siin punktis toome lühikokkuvõttena riigiasutuse veebilehetede ehitamise üldised printsiibid. Järgmistes punktides vaadeldakse olulisemaid punkte detailsemalt..

2.1 Mis on riikliku institutsiooni veeb?
Riikliku intitutsiooni veeb on osa riigiasutuse infosüsteemist. Veeb on Interneti vahendite (www lehitsejad; e-posti, ftp, newsi jms üldkasutatava klienttarkvara) abil kasutatav vaade riigiasutuse infosüsteemile. Riigiasutuse veebi tellib asutuse juhtkond, see projekteeritakse, rajatakse ja seda hooldatakse kas asutuse enda jõududega või tellitakse osa töödest väljastpoolt.

2.2 Kuidas tekivad andmed riikliku institutsiooni veebiserverisse?
1. Andmed tekivad veebiserverisse eelkõige asutuse funktsioneerivatest infosüsteemidest. Sellega tagatakse andmete dünaamiline aktualiseerimine ja operatiivsus. Staatilised leheküljed seovad funktsioneerivaid infosüsteeme ja lisatakse veebiserverisse ja vaadatakse üle perioodiliselt. Infosüsteemide andmehõive küsimused reguleeritakse asutusesisese asjamiskordadega. Seega on asutuse veebilehtede haldamine eelkõige asutuse sisemise asjaajamise eest vastutava(te) struktuuriüksus(t)e pädevuses.

2. Asutuse pressiga suhtlevad töötajad vastutavad asutuse esilehekülje (asutuse nägu), sümboolika, ajakirjandusele ja avalikkusele suunatud info õigeaegsuse ja autentsuse.

3. Asjaajamise ja personaliga tegelevad osakonnad tagavad asutuse üldandmete operatiivse ja autentse uuendamise. Need osakondadel on eriline osatähtsus Intraneti ja Extraneti andmehõive protsessis.

4. Igale asutuse struktuuriüksusele peaks olema tagatud õigus ja pandud kohustus oma piirkonna andmete haldamiseks.
2.3 Kes kasutavad riikliku institutsiooni veebilehekülgi?
Asutuse veebilehekülgede projekteerimisel tuleb jälgida, et kavandatav www keskkond oleks töökohaks:

* avalikkusele
* asutuse poolt teenindavatele kodanikele
* ajakirjandusele
* selle asutuse teenuseid kasutavale riigiametnikele nii samast asutusest kui ka väljaspoolt
* riigiasutuse www lehekülgede aktualiseerimist tagavatele töötajatele.

2.4 Kuidas luuakse riikliku institutsiooni veeb?
Riigiasutuse veeb tellitakse asutuse juhtkonna poolt ja ta luuakse kas oma jõududega või tellitakse osa töid väljastpoolt asutust. Veebilehekülgede rajamisel arvestatakse komplekselt lehekülgede kasutajate ja andmehõivet tagavate ametnike vajadusi ja soove. Kuna www lehekülgede loomine on erinevalt tavalisest infosüsteemist dünaamilisem, on otstarbekas luua igas asutuses töögrupp andmehõivet ja üldkontrolli tagavatest spetsialistidest. Nende ülesanne on www lehekülgede pidev kontroll ja ettepanekute esitamine www lehekülgede põhimõttelisteks muudatusteks. Erilise kontrolli all peaksid olema:

* operatiivsus
* õigsus
* vastavus riigi seadusandlusele, asutuse põhimäärusele jms
* adekvaatsus, tasakaalustatus

2.5 Milline peab olema riikliku institutsiooni veeb?
Kokkuvõtvate võtmesõnadega: lakooniline, esteetiline, adekvaatne, aktuaalne, ergonoomiline.
Riigiasutuste veebilehed sisaldagu eelkõige hästistruktueeritud tekstimaterjali. Nende info- ja andmehaldus peab olema läbimõeldud ja tagama kiire ja läbipaistva tee kasutajatele nende probleemide lahendamiseks. Riigiasutuse veebilehekülgedel minimiseeritakse piltmaterjali kasutamine. Spetsiaalsetel juhtudel (sümboolika, virtuaalne ekskursioon, lasteleheküljed, kodaniku tegevust selgitavad skeemid jms) on nad muidugi omal kohal.

Riikliku institutsiooni veebileheküljed peaksid sisaldama järgmisi vaateid:

* institutsionaalne
* kodanikukeskne
* temaatiline
* otsingu kaudu mittestandardsete lahenduste leidmine

2.6 Kokkuvõtvad tehnilised nõuded võrgulehekülgedele

* Riikliku institutsiooni esilehed ja institutsiooni kui tervikut iseloomustavad staatilised veebilehed peaksid enne avaldamist olema üle vaadatud ja aktsepteeritud asutuse publikatsioonide eest vastutava ametiisiku poolt.
* Leheküljed peaksid olema varustatud viimase muutmise kuupäevaga, lehekülgedel olevate materjalide ajakohasust ja viidatud materjalide olemasolu tuleks regulaarselt kontrollida.
* Asutuse võrgulehekülgede süsteemil olgu üks konkreetne esilehekülg, kus on antud vähemalt asutuse nimi ja kustkaudu saab kergelt leida (kas siis otse esileheküljelt või ühe selge viida kaudu) ka ametliku aadressi, telefoni, faksinumbri ja vähemalt peamise e-posti aadressi.
* Kui asutusel või tema töötajatel on e-posti aadress, peaks see (need) olema esitatud prominentsel kohal ja kergelt leitavad. Esmatähtis on e-posti aadress, mille kaudu saab suhelda asutuse põhitöötajatega (webmasteriga suhtlemise võimalus on tunduvalt vähem olulisem). Kasutaja peaks saama oma webi kaudu esitatud mõistlikele küsimustele mõistliku aja jooksul ka alati vastused - so webi kaudu esitatud küsimused on vähemalt sama prioriteediga, kui kirja teel esitatud küsimused. Töötajate e-posti aadresside nimeosa valikul on soovitav järgida vastavat juhendit.
* Igal riigiasutusel peaks olema omaenda domeeninimi. Näiteks asutus, ning selle asutuse pealehekülje aadress oleks siis www.asutus.ee. Omaette domeeninimi hõlbustab asutuse lehekülgede leidmist ja äratundmist ning kergendab oluliselt lehekülgede tõstmist ühelt serverarvutilt teisele, kui see peaks vajalikuks osutuma. Domeenime valikul on soovitav järgida vastavat juhendit.
* Leheküljed olgu loetavad kõigi olulisemate võrgulehitsejatega (so MS Explorer 3.0 ja edasi, Netscape Navigator 3.0 ja edasi) nii PC kui Unixi operatsioonisüsteemide all. Nn plug-inide ja enamike lehitsejate poolt mittetoetatud formaatide kasutamist tuleks üldjuhul vältida, välja arvatud erijuhud heli ja video jaoks ning tekstide puhul Rich Text Format (.rtf) ja Adobe Acrobat (.pdf) formaadid. Leheküljed peaksid olema navigeeritavad ning olulisem informatsioon leitav ja loetav ka mittegraafilise lehitseja (esmajoones Lynx) abil.
* Lisaks eestikeelsetele lehekülgedele peaks igal asutusel olema vähemalt üks võrgulehekülg, mis sisaldab kokkuvõtvat põhiinfot (asutuse tegevusala, aadress, olulisemad töötajad jne) inglise keeles, ning analoogiline lehekülg vene keeles. Eri keeltekeskkonnad peavad olema eraldatud: eestikeelsed tekstid ja menüüd ei tohi esineda inglise- ja venekeelsete tekstide ja menüüdega koos, ning vastupidi.
* Lehekülgede süsteemis ei tohiks olla viitasid puuduvatele või valmimisjärgus olevatele lehekülgedele, küll aga võib olla teade peatselt saabuva konkreetse info kohta koos planeeritava kuupäevaga.
* Peamised dokumendid ja menüüd võiksid olla koostatud selliselt, et neid õnnestuks leida automaatsete otsimehhanismide abil (näiteks AltaVista).
* Leheküljed ei tohiks sisaldada suuremahulisi pilte, kui see pole otseselt hädavajalik (kaardid jne). Viimasel juhul peaksid nende piltideni minema eraldi viidad ja pildi maht kilobaitides peaks viida juures olema antud.
* Riigiasutuse lehekülgedel ei tohiks olla reklaampilte, -tekste või -nuppe, v.a. asutuse enda ürituste ja uudiste reklaam.
* Lehekülgede kujundus olgu lihtne ja selge. Lehekülgedel ei tohiks esineda värelevaid, vibreerivaid, vilkuvaid või ülemäära kirjusid kujunduselemente (ebasobivad on näiteks vilkuv kiri, mitmevärvilised või mustrilised tagapõhjad, animeeritud ikoonid (animeeritud kirjaümbrik jms)). Lubatud on liikuvad tekstiribad, mis annavad olulisemaid uudiseid.
* Leheküljed peaksid olema loetavad ka nägemispuudulikkusega inimestele (vt järgnevas konkreetseid soovitusi eeskätt fondi suuruse määramise osas).

3. Riigiasutuste veebilehtede eesmärgid
3.1 Interneti kasutus riigiasutuste ja avalikkuse suhtlemisel
Interneti kasutuses valitsusasutustes võib välja tuua järgmised põhirakendused:

* Inter- ja intraneti kasutamine valitsusasutuste dokumendihalduse ja töökorralduse organiseerimiseks.

* Näitena võib siin tuua Riigikantselei infoosakonnas valminud intra- ja ekstranetil baseeruv dokumendihaldussüsteemi, mida kasutab Eesti Vabariigi Valitsus. Interneti kasutamine töötajate poolt vajaliku info hankimiseks, nii Eestist kui väljapoolt.
* E-posti kasutamine töötajate omavaheliseks suhtlemiseks.
* Interneti kasutamine avalikkuse varustamiseks mugavalt kättesaadava ja värske informatsiooniga. Näitena võib tuua enamiku võrgulehekülgi, mis on eesti riigiasutustes juba valminud.

Käesoleva juhendi põhieesmärk on ülaltoodud punktidest viimase, so avalikkuse varustamise informatsiooniga, hõlbustamine, seega ka riigivalitsemise suurem avatus, riigiaparaadi ning kodanikkonna võõrandumisele vastutöötamine.

Euroopa Ühendusega liitumise protsessi kontekstis on oluline ingliskeelse informatsiooni levitamine võrgus.
3.2 Interneti infokanalid riigiasutuste suhtlemisel avalikkusega
Internetil baseerub palju erinevaid infokanaleid. Konkreetselt on praegu ja lähemate aastate jooksul riigiasutuste ja kodanike suhtlemise jaoks olulisemad kaks järgmist Internetil baseeruvat infokanalit:

* Riigiasutuse võrguleheküljed (WWW, koduleheküljed, veeb, ...) mille kaudu saab riigiasutus ise infot ja dokumente avalikkuse jaoks lihtsalt, odavalt ja kergelt kättesaadavalt publitseerida.

* Riigiasutuse elektronpostisüsteem (e-post, e-mail, ...) mille kaudu kodanikud saavad asutusega suhelda mugavamalt kui kirja või külastuste abil, ning mille kaudu saab vabalt saata kõiki elektroonilisel kujul olevaid dokumente.

Muud Internetikanalid (usenet news, gopher, irc, internetitelefon, see-you-see-me, netmeeting, talk jne) on spetsiifilised, riigiasutuste jaoks vähem olulised ja nende laiem arendamine riigiasutuste poolt avalikkusega suhtlemiseks ei ole hetkel otstarbekas, kuigi mõned neist võivad osutuda otstarbekaks paari aasta möödudes, samuti töötajate omavahelisel suhtlemisel.

Arusaadavalt on riigiasutuse võrgulehekülgede põhieesmärkideks kodanikele nende infoteenuste osutamine, milleks antud riigiasutus seatud, ning kodanike teavitamine asutuse muudest teenustest ja ülesannetest. Esmajoones peaksid leheküljed kodanikke varustama võrgu kaudu võimalikult paljude materjalidega, mis asutuses välja töötatakse, samuti informatsiooniga muude teenuste ja info konkreetsete saamisvõimaluste kohta.

Riigiasutuses leiduv informatsioon, dokumendid ja materjalid tuleb kodanikele teha võimalikult lihtsalt kättesaadavaks, ning võrguleheküljed annavad selleks unikaalse võimaluse. Samuti tuleb teha kodanikule lihtsaks riigiasutusega edasine kontaktivõtmine - äärmiselt olulisel kohal on riigiasutuse e-post.

Samas ei asenda võrguleheküljed kunagi täiesti muid informatsiooni levitamise kanaleid (telefon, kiri, külastus jne). Info nende kohta (koos külastus- ja telefoniaegadega jms) peaks olema võrgulehekülgede kaudu leitav.
3.3 Eesmärgid: asutuse tutvustamine ja teenuste osutamine avalikkusele
Olulise tähtsusega on võrgulehekülgede sisu ja kujunduse rõhuasetuse sobiv balanss asutuse enese tutvustamise ning avalikkusele infoteenuste osutamise vahel. Võimalikud on kaks vastupidistest suundadest lähenemist:

* Seestpoolt väljapoole: meie oleme need ja need ja me tegeleme järgmiste asjadega.
* Väljastpoolt sissepoole: mis probleemid teil on, mis teenuseid ja infot me teile pakkuda saame.

Mõlemat suunda tuleks võrgulehekülgede koostamisel arvestada.

Kui tekib küsimus, kas mingi info võrgulehekülgedele paigutada, on üldreegliks panna võrgulehekülgedele siiski pigem rohkem kui vähem infot.

Küsimus rõhuasetuste balansist on oluline muu hulgas võrgulehekülgede kujunduse juures. Siin peaks lähtuma põhimõttest, et riigiasutuste võrgulehekülgedel on alati primaarne info, kujundus on sekundaarne. Tuleks vältida olukorda, kus teostatakse efektselt kujundatud võrguleheküljed, millel aga puudub informatiivne sisu. Viimane lahendus on sobivam erafirmadele reklaami otstarbeks, mitte aga riigiasutustele.

Info paigutamine võrgulehekülgedele ei tohi jääda kujundus- ja struktureerimisprobleemide taha. Ka äärmiselt lihtsa, piltide ja tabeliteta kujundusega ja lihtsa loendina esitatud materjalide hulga leidumine võrgus on palju kasulikum, kui info puudumine üldse.
4. Lehekülgede sisu
4.1 Põhimõtted
Riikliku institutsiooni Interneti-lehekülgede sisu jaotub kolmeks põhiosaks, mis kõik peaksid olema esindatud:

* Informatsioon asutuse funktsiooni, ülesannete, struktuuri, alluvuse, kodanikega suhtlevate töötajate ja nende ülesannete kohta.
* Informatsioon ja abivahendid asutusega kontakteerumiseks: info osakondade ja töötajate kohta, kes tegelevad mingi konkreetse ülesannete sfääriga, aadressid, telefoni- ja faksinumbrid, elektronpostiaadressid.
* Konkreetsed dokumendid ja materjalid, mis on asutuses välja töötatud.

Dokumentide esitamisel võrgus ja informatsiooni ajakohastamisel tekib mitmeid põhimõttelisi ja tehnilisi probleeme. Paljusid tehnilisi probleeme käsitletakse antud juhendi järgmistes osades. Siin mainime põgusalt peamist põhimõttelist probleemi: milliseid dokumente võib asutus üldse interneti kaudu avalikkusele nähtavaks teha?

Eesti reguleerivad seda küsimust praegu kolm seadust: andmekogude seadus, riigisaladuse seadus ja isikuandmete kaitse seadus, ettevalmistamisel on avaliku teabe seadus.

Muudes riikides rakendatavad põhimõtted on väga erinevad ja ajas muutuvad.

Üldiste praktiliste suunistena soovitab töögrupp silmas pidada järgmist:

* kuna riigiasutus on maksumaksja ülalpidamisel ja kontrolli all, on loomulik, et riigiasutuse infoproduktsioon (so esmajoones dokumendid) on avalikkusele vabalt kätte saadavad. Sellest seisukohast on soovitav, et riigiasutus paneks kõik või enamuse oma otseselt salastamata dokumente internetti avalikult kättesaadavaks.
* kui enamike dokumentide internetti avalikult kättesaadavaks tegemine pole mistahes põhjusel reaalne või soovitav, on sobiv teha valik avalikkusele enim olulistest dokumentidest ja paigutada need võrku.
* mitte panna võrku avalikult lugemiseks dokumente, mis käsitlevad konkreetseid inimesi ja nendega otseselt seotut (näiteks korteriaadressid, telefoninumbrid, isikukoodid, pangaarved jne) : kas siis üksikult või suuremate andmebaasidena. Kodaniku privaatsuse kaitse peaks olema läbiv põhimõte.

4.2 Keelekeskkonnad
Kui asutusel on üldse olemas võrguleheküljed, peaksid tal esmajoones olemas olema eestikeelsed leheküljed.

Lisaks eestikeelsetele lehekülgedele peaks igal asutusel olema vähemalt üks võrgulehekülg, mis sisaldab kokkuvõtvat põhiinfot (asutuse tegevusala, aadress, e-post, olulisemad töötajad jne) inglise keeles, ning analoogiline lehekülg vene keeles. Mida rohkem informatsiooni on saadaval inglise ja vene keeles, seda parem.

Eri keeltekeskkonnad peavad olema eraldatud: eestikeelsed tekstid ja menüüd ei tohi esineda inglise- ja venekeelsete tekstide ja menüüdega koos, ning vastupidi.

Kui aga mõni konkreetne dokument on olemas mitmes keeles, on soovitav tema juures anda viidad kõigile variantidele.
4.3 Võrguarhiivid ja otsimootorid
Asutuse dokumentide parema leidmise võimaldamiseks on väga oluline nende esitamine selgelt struktureeritud ja otsimootoriga varustatud võrguarhiivina.

Dokumentide võrguarhiivi struktureerimiseks on mitmeid üksteisest sõltumatuid meetodeid, mida tasub kasutada paralleelselt:

* kronoloogiline arhiiv
* temaatiline arhiiv
* arhiiv koostajate järgi
* otsimootoriga arhiiv
* jne

Kui kompleksse arhiivistruktuuri loomine osutub keerukaks, on parem kasutada lihtsat struktuuri, näiteks kronoloogilist, kui et jätta dokumendid üldse võrku panemata. Keerukast arhiivistruktuurist olulisemaks osutuvad praktikas otsimootorid.

Arvutid ja interneti vahendid hõlbustavad otsimootorite kasutamist dokumentide leidmiseks neis sisalduvate sõnade ja fraaside järgi. Otsimootoreid on globaalseid, mis indekseerivad internetis olevaid dokumente terves maailmas (näiteks Alta Vistahttp://altavista.digital.com) kui lokaalseid, spetsiifilisi,.nagu näiteks ajalehtede interneti-väljaannete arhiivide otsimootorid.

On soovitav, et asutus teataks oma võrgulehekülgede süsteemi pealeheküljed suurematele interneti-otsimootoritele maailmas (AltaVista http://altavista.digital.com, Excite http://www.excite.com jne) - seda saab reeglina teha vastava vormi abil internetis. Selle tagajärjel hakatakse nende otsimoootorite poolt asutuse lehekülgi suure tõenäosusega indekseerima, mis muudab nad ülemaailmse otsimootori poolt leitavaks. Sajaprotsendilist garantiid selleks aga pole.

Asutus võib piisavate ressursside olemasolu korral ehitada ja sisse seada avaliku otsimootori omaenda dokumentidele internetis. Selline mootor on kasutaja jaoks reeglina palju mugavam ja täielikum, kui ülemaailmsed, universaalsed otsimootorid. Omaenda arhiivi ja otsimootori sisseseadmine ei ole reeglina aga päris triviaalne ülesanne.

Vt lähemalt kasutatud algallikast